《超越》

浅谈档案管理工作的重要性

[日期:2012-10-10] 浏览量:2429 来源:www.cr20g2.com 作者:马淑芳

社会的进步促使档案工作逐渐深入到人们的生活,它是档案室围绕施工生产所进行的一系列业务工作,是利用科学的原则和方法管理档案,因此它是一项政策性、机密性、专业性较强的工作,是维护历史真实面貌的一项重要工作,是企业工作的组成部分,是提高工作效率和工作质量的必要条件,因此,做好档案管理工作,对任何一个单位或企业来说都具有一定的重要性。

  一、档案是过去工作备查的依据。

档案是过去工作和历史的记录,是第一手的参考材料,为企业工作提供最为有效的考察依据。首先,它是在施工生产中直接形成的,客观地纪录了真实情况,是最可靠的凭证,具有法律的效应。其次,它保留着真切的历史痕迹,如有些是当事人的亲笔手稿;有的留有领导人或有关人员的亲笔签署或批示;许多文件盖有制发机关或个人的印信;有些材料是以照片、录音带、录像带的形式存在的,这也是档案具有凭据作用的证明。还有一些文件材料,如合同、契约等制发的目的就是备忘,其凭证作用就更加强烈、更加明显,给公司处理纠纷的过程中提供了许多原始的凭证。因此,企业和单位就必须从基础做好档案管理工作,并进行妥当的保管。

二、档案是是宣传教育的生动素材

近年来,我国档案事业步入了新的历史发展时期,各级档案部门解放思想,改革创新,逐步把工作重点转移到档案的利用服务上来,通过《中华人民共和国档案法》颁布实施,我国档案工作重新走上了依法管理的轨道,档案事业的宏观管理得到全面加强;各级各类档案收集、整理、鉴定、保管、统计和现代化技术的运用工作扎实推进,为公司申报的多项证件、奖项、追交尾款等提供了最原始、真实的资料,所以档案管理工作为企业或单位取得市场竞争,全面发展有着重要的意义。

   三、档案管理工作方法

随着档案需求的剧增,只有不断做好档案管理工作,改变管理者的内外素质,增强其专业的知识,实现档案共享价值,才能使档案管理工作跟上企业和单位发展步伐。1、对每个环节的档案工作严格控制,由于档案管理工作具有保密性,因此,只有对档案管理工作采取集中式的管理以后,才能确保档案的卷案质量和不泄露。2、档案管理工作的信息化,档案入录的及时与灵活性,影响着档案管理工作的成果和效率。与以往的档案管理工作相比,如今的档案管理工作新增加了信息化的管理,将以往的纸质档案与现代的电子档案结合共同管理,不仅提高了档案管理的成果,还提高了档案管理的效率。3、档案管理工作的安全性,由于档案管理工作中的每一个环节都需要通过严格的管理机制进行把关,不管是在档案的查阅上,还是在建立档案的过程中都需要在档案工作人员规范和信息化的监督下才能确保它的完整、保密,因此安全性是档案管理工作中的重中之重,目前档案管理工作实行集中式的管理以后,档案管理工作的安全度得到很好的提高;在档案的建立上,采取了严格的监督机制;在档案的查阅上,制定了与档案不相关的人员或没有通过批准的人员是不能进行查阅的,这样一来就使档案管理工作得到了保证。4、加强档案管理工作的保密与安全,合理利用档案进行开发。要确保档案不丢失、泄密,因此,要委派专门的档案管理人员进行管理,同时也要在安全工作上做好一切措施,例如:做好防盗、防火,以及防蛀等。除了档案管理工作的保密与安全性之外,档案所具有价值和共享也是人们不断关注的焦点,所以,我们应该采用多种形式,及时、准确、迅速的开发和利用档案资源,作为档案从业者,我们就要保护好、管理好档案,要依法行使自己的职责,定期接收档案,妥善保管好档案,为档案的利用创造条件,提供方便,应做到以下几点:(1)、要维护好历史的真实面貌;(2)、要忠于和热爱档案事业;(3)、要具备全心全意为人民服务的精神;(4)、要有良好的保密习惯;(5)、要树立高度的法制意识和观念,要熟悉、精通和掌握各种档案工作,还能够恰到好处的进行利用,在遇到问题时能够及时解决,以满足工作需求,使档案得到最高的利用。目前档案管理工作越来越现代和多样化,所以在管理的方式上也要不断的进行改革,只有具有专业知识的管理者,才能够顺利完成现代化的档案管理工作。

  总而言之,我国的发展变化,使档案管理工作在新形势和任务的要求下,不仅要学会和认识、理解档案管理工作的中的重要性及作用,还要使档案资源变成企业所需要的财富。

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